Registratiespecialist Internationale Congressen

Breng wetenschap en mensen samen
Bij Congress by design geloven we in de kracht van kennisdeling om samen een betere toekomst te creëren. Als registratiespecialist zorg jij ervoor dat wetenschappers, onderzoekers en professionals uit de hele wereld elkaar kunnen ontmoeten op internationale congressen. Met jouw nauwkeurigheid en servicegerichte aanpak zorg je voor een soepel registratieproces en een warm welkom voor alle deelnemers.

Jouw rol
Als registratiespecialist werk je binnen een projectteam dat verantwoordelijk is voor de organisatie van internationale wetenschappelijke congressen. Je bent hét aanspreekpunt voor deelnemers: van hun eerste aanmelding tot het moment dat zij het congres binnenstappen.

Wat ga je doen?

• Opzetten en beheren van online registratiesystemen in overleg met opdrachtgevers
• Verwerken van aanmeldingen en beantwoorden van vragen via e-mail en telefoon
• Coördineren van betalingen en administratieve verwerking van registraties
• Ondersteunen van het registratieproces op locatie en verwelkomen van deelnemers
• Samenwerken met projectteams en meedenken over verbeteringen in het registratieproces

Je werkt tegelijkertijd aan meerdere congressen en maakt deel uit van verschillende projectteams. Congress by design organiseert meerdaagse internationale congressen in Nederland én daarbuiten. Daarom is communiceren in het Engels een vast onderdeel van je werk. Af en toe reis je met collega’s mee naar congressen om het evenement op locatie te ondersteunen.

Wie zoeken wij?
Wij zoeken een communicatief sterke, servicegerichte en nauwkeurige collega die zich voor langere tijd aan ons team wil verbinden.

Je past bij ons als je:

• Minimaal MBO 4 werk- en denkniveau hebt
• Gestructureerd en nauwkeurig werkt en ervaring hebt met administratieve processen
• Je goed kunt uitdrukken in Nederlands en Engels (andere talen zijn een pré)
• Klantgericht, zelfstandig en een teamspeler bent
• Affiniteit hebt met werken in verschillende systemen
• Minimaal 24 uur per week beschikbaar bent (werken onder schooltijden mogelijk, behalve tijdens congressen)
• Bij voorkeur in de regio woont (max. ±30 minuten reistijd naar Alphen aan den Rijn)

Wat bieden wij?
Congress by design is onderdeel van een collectief van evenementenbedrijven. We bieden een inspirerende werkomgeving waarin samenwerking, ontwikkeling en plezier centraal staan.

Je kunt rekenen op:

• Een afwisselende functie binnen een ervaren en hecht team
• Betrokkenheid bij internationale congressen
• Flexibele werktijden, met mogelijkheid tot werken onder schooltijden
• Een goede werk-privébalans en deels thuiswerken
• Een competitief salaris en goede arbeidsvoorwaarden
• Een inspirerende werkplek in Alphen aan den Rijn met o.a. restaurant, gym en bar