Facilitair manager

Voorzieningen:  

• Je speelt een leidende rol in het ontwikkelen, implementeren en bewaken van standaarden, strategieën en andere activiteiten voor het effectieve beheer en optimaal gebruik van de farmaceutische faciliteiten in Leiden (met uitzondering van de technische apparatuurgerelateerde activiteiten van de laboratoriumcoördinator aan de Darwinweg), waarbij je kansen identificeert en benut om de efficiëntie te verhogen en synergieën te realiseren. 
• In overleg met de expert op het gebied van milieuduurzaamheid/ESG-programmacoördinator van Pharming zorgt u ervoor dat alle faciliteitsgerelateerde activiteiten voldoen aan de toepasselijke normen voor milieuduurzaamheid die door Pharming zijn vastgesteld.  
• Je stelt het meerjarenonderhoudsplan op, waarin je ervoor zorgt dat de faciliteiten en apparatuur te allen tijde in optimale conditie verkeren. Vervolgens initieer, bereid je de benodigde investeringen voor de Vondellaan Leiden voor en voer je deze uit (en fungeer je als back-up voor de labcoördinator aan de Darwinweg). Je coördineert en bewaakt tevens de tijdige en correcte uitvoering van het goedgekeurde plan.
• Je identificeert technische en operationele knelpunten en ontwikkelt creatieve en duurzame oplossingen om deze te vermijden, processen te verbeteren en kosten te verlagen.
• Je stelt projecten voor en coördineert deze, zoals renovaties, verhuizingen, verbeteringen aan de infrastructuur en duurzaamheidsinitiatieven.  
• Je vraagt ​​offertes aan, vergelijkt leveranciers en houdt toezicht op de uitvoering van taken voor alle facilitaire contracten op de kantoren in Leiden (schoonmaak, beveiliging, technische installaties, etc.), waarbij je strategieën voorstelt en implementeert om kosten te verlagen en de efficiëntie te verhogen.   
• Je coördineert de faciliteiten samen met de F&E-managers op andere Pharming-locaties (waaronder BME en Warren, NJ) en ontwikkelt een globale visie op het optimale gebruik en beheer van alle Pharming-faciliteiten.   
• Je onderhoudt regelmatig contact met deze F&E-managers en geeft signalen af ​​en werkt samen aan het realiseren van mogelijke synergieën in wereldwijde facilitaire initiatieven/verbeteringen, en biedt indien nodig ondersteuning.
• Je bent het eerste aanspreekpunt voor de vastgoedbeheerder/huisvestingsbeheerder/andere verhuurmaatschappijen/receptie met betrekking tot faciliteiten en kantoorbeheer (bijv. BHV, afvalbeheer, gedeelde ruimtes, reservering van vergaderruimtes en cateringaanvragen, bezoekers en leveringen, contactlijst, parkeren, e-passen, toegang tot de fitnessruimte en schoonmaakverzoeken).
• Contactpunt voor medewerkers en vastgoedbeheerders met betrekking tot reparaties, voorraadbeheer en onderhoud van bijvoorbeeld kantoormeubilair, verlichting, apparatuur voor vergaderruimtes, alsook afvalbeheer en storingen aan bijvoorbeeld vaatwassers, airconditioning en koffiezetapparaten.  
• Je levert input voor de begrotingsaanvraag voor faciliteiten en BHV-ondersteuning.  
• Je levert gegevens met betrekking tot onderhoud, veiligheid en beveiliging en duurzaamheid aan interne belanghebbenden.  

Veiligheid:

• Je bent het centrale aanspreekpunt voor HSE wereldwijd. U coördineert HSE-activiteiten (bijv. risico-inventarisatie en evaluatie) in samenwerking met de afdelingen en HR en bent verantwoordelijk voor het meldingssysteem voor veiligheidsincidenten.
• Je bent verantwoordelijk voor het actueel houden van de HSE-intranetpagina.
• Je stelt verbeteringen voor op het gebied van veiligheid en duurzaamheid, inclusief beveiliging en toegangsbeheer, geeft hierover advies, implementeert deze en houdt toezicht op de uitvoering ervan.   
• Je vertegenwoordigt Pharming in de veiligheidscommissie (Darwinweg) en de duurzaamheidscommissie.  
• Je coördineert de BHV-teams voor beide vestigingen in Leiden, inclusief het opstellen van een trainingsschema, roosters en budgetaanvragen.  

Kantoorbeheer: 

• Administratieve taken zoals voorraadbeheer (kantoorartikelen, briefpapier, koffie, etc.), koerierszendingen, post, reisdeclaraties en visitekaartjes. 

Ervaring: 

• Minimaal 3-5 jaar relevante werkervaring. 
• Ervaring met duurzaamheidsprojecten heeft de voorkeur.
• Ervaring in gebouwbeheer, leveranciersbeheer en facilitaire processen.  

Competenties:

• Communicatievaardigheden
• Leiderschap  
• Initiatief
• Plannen en organiseren
• Teamwork
• Resultaatgerichtheid
• Kan zelfstandig werken en houdt toezicht