Gemeente Schiedam | Schiedam
Gemeente Schiedam | Schiedam
Schiedam
Fulltime, Parttime
24 - 36 uur
Mbo
01-09-2021
Personeel / Organisatie

Functie

Wat ga je doen?
Tot voor kort was contractbeheer niet belegd in de organisatie, waardoor overeenkomsten niet altijd tijdig werden verlengd, opgezegd en aanbesteed met alle risico's van dien. In de nieuwe organisatieopzet voor Inkoop is contractbeheer ondergebracht bij Inkoop. Hiermee wordt centrale sturing georganiseerd op alle overeenkomsten en de daarbij behorende uitgaven binnen de gemeente. Goed advies over overeenkomsten aan de voorkant, scheelt namelijk een hoop repareren aan de achterkant.

Als contractbeheerder weet jij precies hoe contracten in elkaar zitten, je kent en onderkent de risico’s voor zowel de gemeente als de leverancier en kunt dit duidelijk en geduldig uitleggen aan je collega’s. Jij bent verantwoordelijk voor het inventariseren, registreren en categoriseren van de lopende en nieuwe overeenkomsten. Je hebt een coördinerende, analyserende en signalerende rol met als doel de overeenkomsten voor de gemeente efficiënt te beheren in ons contractbeheersysteem. Je adviseert, zet acties uit voor de overeenkomsten in overleg met de contracteigenaren en bewaakt hiermee de rechtmatigheid van de inkopen en overeenkomsten. Zo adviseer je bijvoorbeeld bij aflopende contracten over de risico’s van verlengen of opnieuw aanbesteden.

De overeenkomsten hebben zowel betrekking op bedrijfsvoering (HR, facilitair, communicatie, ICT etc.) als op het gebied van het sociaal domein en de openbare ruimte (vastgoed, beheer openbare ruimte en gebiedsontwikkeling, etc.). Je bent administratief aangelegd en bewaakt en verbetert de kwaliteit van de documenten en de voortgang van het proces rondom contractbeheer. Het ‘verkopen van Inkoop’ vormt ook een belangrijk onderdeel van jouw dagelijkse werkzaamheden. Je zoekt de verbinding met de verschillende teams om zo gezamenlijk aan de slag te gaan. Dit betekent dat je jezelf bezig houdt met:

  • Het inventariseren en centraal registeren van alle overeenkomsten in het contractbeheersysteem
  • Het afstemmen en communiceren met de contracteigenaar over alle wijzigingen over het beheer van de overeenkomsten
  • Het verder inrichten van het contractbeheersysteem
  • Het opstellen van standaard formats voor verlengingsbrieven, opzeggingen en andere aanverwante documenten voor overeenkomsten
  • Het adviseren op, uitzetten en bewaken van acties op al onze overeenkomsten om de basis verder op orde krijgen en te houden
  • Het opstellen van contractrapportages ten behoeve van onze spendanalyses en werkvoorraad

Wij
vragen

Wat breng je mee?

  • Je hebt  kennis van, en ervaring met het administratief beheer van overeenkomsten
  • Je beschikt minimaal over MBO denk- en werkniveau
  • Je hebt (globale) kennis van aanbesteden
  • Je beschikt over uitstekende kennis van Microsoft Office (Outlook, Word en Excel)
  • Je hebt aantoonbare ervaring met het werken met een documentmanagement- of archiefsysteem (Corsa of vergelijkbaar)

Beschik jij over deze competenties?

  • Je bent analytisch, initiatiefrijk, deskundig en digitaal vaardig
  • Je bent flexibel, slagvaardig, administratief sterk en toont daadkracht
  • Je bent communicatief vaardig en hebt een gezonde dosis humor
  • Je bent stressbestendig en werkt nauwkeurig: kwaliteit gaat boven snelheid

Wij
bieden

Het team bestaat uit 2 organisatorische eenheden: Juridische Zaken en Inkoop. De eenheid Juridische Zaken verzorgt de concernbrede bestuurlijk-juridische dienstverlening en juridische kwaliteitszorg, coördineert verzekeringen, handelt schades af en behandelt bezwaarschriften (in samenwerking met de externe bezwarencommissie). Ook coördineert de eenheid de afhandeling van verzoeken op grond van de Wet openbaarheid van bestuur en is verantwoordelijk voor de Schiedamse gemeente-advocatuur.

Jaarlijks koopt de gemeente Schiedam voor ongeveer 85 miljoen euro in door middel van aanbestedingen. De eenheid Inkoop is verantwoordelijk voor zowel de begeleiding van alle aanbestedingstrajecten als de inkoopadvisering op alle inkopen binnen de gemeente vanaf € 35.000. Hier parallel aan is Inkoop continu bezig met het maken van professionaliseringsslagen, waaronder het implementeren van contractbeheer en contract- en leveranciersmanagement en maatschappelijk verantwoord inkopen. Ook wordt verder ingezet op het monitoren en rapporteren over Inkoop. In Schiedam is sprake van een gecoördineerde inkoopfunctie. De eenheid bestaat uit de inkoopcoördinator (dagelijkse leiding en strategische advisering), inkoopadviseurs (begeleiding aanbestedingen en geven inkoopadvies) en de inkoopassistent (inkoopondersteuning van de eenheid). Recent is ook het contractbeheer voor de gehele gemeente ondergebracht bij Inkoop. Je komt dus in een dynamische inkooporganisatie terecht waarin jouw visie bijdraagt aan het verder op de kaart zetten van Inkoop.

Wat krijg je van ons?
Een boeiende klus in een organisatie met leuke collega’s waar alle ruimte is voor jouw frisse blik, expertise en ondernemerschap. Het salaris bedraagt maximaal € 3.591,00 bruto per maand (schaal 8, vakspecialist D) bij een werkweek van 36 uur. Afhankelijk van ervaring kan inschaling in de aanloopschaal tot de mogelijkheden behoren. We bieden flexibele werktijden en een Individueel Keuze Budget (17,05% van het bruto jaarsalaris). Daarnaast kennen wij goede regelingen op het gebied van scholing en opleiding, het combineren van werk en privé en krijg je de ruimte om je rol effectief en op eigen wijze in te vullen. Ons kantoor ligt in het centrum van de stad en is uitstekend bereikbaar met het openbaar vervoer. Gestart wordt met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar.

Interesse

Voor deze vacature wordt gelijktijdig in- en extern geworven. Interne kandidaten hebben hierbij voorrang.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.

Solliciteer direct