Bestuurssecretaresse

Wat ga je doen?
Als bestuurssecretaresse ondersteun jij het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Schiedam op alle secretariële onderwerpen en daarmee ben je een belangrijke rechterhand voor het bestuur van de stad. Je maakt onderdeel uit van een groter secretariaat waarin iedere collega één of meerdere leden van het college ondersteunt. In deze functie zorg jij er voor dat de bestuurder zich zo veel mogelijk bezig kan houden met de bestuurlijke functie en zo min mogelijk wordt afgeleid. Dat doe je bijvoorbeeld door alle afspraken tot in de puntjes te verzorgen. Je zorgt voor de juiste documenten en dat alle officiële en minder officiële contactmomenten gastvrij verlopen. Daarnaast zorg je voor een goede voorbereiding voor de overleggen van de bestuurder. Je bent het eerste aanspreekpunt voor mensen en als dat mogelijk is beantwoord je vragen of los je problemen op. Je beheert en adviseert over de agenda en dagindeling van de bestuurder. Daarnaast beheer je alle ingaande en uitgaande communicatie. Met andere woorden je adviseert en ontzorgt de bestuurder op alle vlakken binnen jouw vakgebied. Je doet dit werk niet alleen. Doordat je onderdeel bent van het secretariaat heb je directe collega’s waarmee je kunt overleggen. We zorgen er samen voor dat het werk niet stilstaat als één van de secretaresses afwezig is. Kortom, je bent een echte teamplayer.

Wat breng je mee?

• MBO niveau 4 secretarieel of een vergelijkbare opleiding of aantoonbaar zeer ruime ervaring in soortgelijke functies
• Minimaal 2,5 jaar ervaring als managementassistent of bestuurs- & directiesecretaresse
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands
• Je kunt goed overweg met de meest gangbare computersystemen zoals Outlook, Word en Excel

Herken jij je hier in?
Je wordt gelukkig in deze functie als je graag bezig bent met het ontzorgen van bestuurders. Je bent iemand die graag regelt en faciliteert, maar ook iemand die ‘nee’ kan zeggen als dat nodig is. Dat vergt dat je een proactieve werkhouding hebt, een hoge mate van verantwoordelijkheid voelt en tegelijkertijd stevig genoeg in je schoenen staat om op de rem te trappen als dat nodig is. Je bent in één woord: vak-volwassen! In dit werk krijg je met uitdagingen te maken. Je weet hier gemakkelijk op in te spelen en houdt het hoofd koel, jouw eerste antwoord is ‘dat gaan we regelen’. Je bent dus oplossingsgericht. Omdat je werkt met het bestuur van de stad Schiedam verwachten we dat je tactvol bent en aanvoelt welke benadering nodig is voor verschillende situaties en personen. Jij bent immers het visitekaartje van de stad.

Wat krijg je van ons?
In deze functie ga/kan jij je verder ontwikkelen in het secretariële vak. Het werken op politiek-bestuurlijk niveau is uitdagend. Daarnaast doe je veel sociale contacten op en leer je interessante mensen kennen uit de omgeving Schiedam en daar ver buiten. We bieden, in overleg, flexibele werktijden en de mogelijkheid tot deels thuiswerken. De dagen dat je wel op kantoor werkt ben je op een gezellige locatie tegen het centrum van de stad die uitstekend bereikbaar is met het openbaar vervoer. Het salaris bij deze functie bedraagt maximaal € 4.052,00 bruto per maand (schaal 8, bestuurssecretaresse) bij een werkweek van 36 uur, het salaris waarop je instroomt is afhankelijk van je kennis en het aantal jaren relevante ervaring wat je meebrengt. Daarnaast krijg je een Individueel Keuze Budget (17,05% van het bruto jaarsalaris). Je krijgt toegang tot ons online leerplatform GoodHabitz, hier kun je tientallen verschillende cursussen volgen. Dit kan over vak gerelateerde onderwerpen gaan maar je kunt hier ook cursussen doen om je bredere kennis te ontwikkelen. Gestart wordt met een tijdelijke arbeidsovereenkomst voor een jaar. Bij goed functioneren kan deze omgezet worden naar een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. De sollicitatieprocedure bestaat uit ten minste 2 gesprekken en een kennismakingsgesprek met de bestuurder waarvoor je komt te werken. Dit zogenoemde ‘klikgesprek’ is niet slechts een formaliteit en dient er echt voor om te zien of er een ‘klik’ is van beide kanten. Om een nog beter (of aanvullend) beeld van jouw ervaring, kennis en competenties te verkrijgen, kan het zijn dat we je openbare informatie op LinkedIn raadplegen. 

Over het team
Hoewel het vanzelfsprekend is dat alle ambtenaren van de gemeente het college van B&W ondersteunen, adviseert het team Concern- en Bestuurszaken – waar jij onder valt - het bestuur en de directie op strategische dossiers en fungeert het als klankbord binnen de bestuurlijke portefeuilles. Daarnaast is het team Concern- en Bestuurszaken de procesbewaker van bestuurlijke processen en ondersteunt het team het college en de directie secretarieel. In het kort ontzorgt het team Concern- en Bestuurszaken het college en de directie inhoudelijk, procedureel en secretarieel.